O controle de gastos de uma empresa são sempre um dilema. São muitos os custos e disso nós sabemos muito bem. As despesas fixas e as variáveis se juntam e pronto: o resultado é um valor negativo bem grande, que quase sempre assusta só de olhar.
Se você já passou por isso, então sabe da importância que existe no processo de controlar os gastos. Quem não tiver um controle absoluto de cada centavo que é gasto nas contas a pagar pode passar por sérios problemas.
Então, você começa sua tentativa em controlar esses gastos, mas os valores não batem, sempre falta alguma coisa, sobram outras tantas e, no final das contas, o susto continua o mesmo – se não for ainda maior. E agora, o que fazer?
Fique tranquilo: isso é mais do que normal. Ninguém começa a fazer uma coisa e já se torna um especialista na primeira vez!
Você precisa saber quais são alguns dos principais erros que acontecem durante o controle de gastos e qual é a melhor solução para eles. Assim, você conseguirá superá-los e obter os resultados que espera depois de tanto trabalho!
Principais erros cometidos no controle de gastos de empreendedores
Essa lista te ajudará a ver a situação de uma forma panorâmica, para que nada passe despercebido e a gestão financeira da sua empresa seja feita com maestria.
1. Desconsiderar gastos
Pagamento de salários, matéria-prima, direitos trabalhistas, aluguel do ponto comercial…
Com certeza, tudo isso já está na sua lista. Mas, e aquele cafezinho para os colaboradores, a TV a cabo para o horário do almoço e o churrasco da empresa no final do mês?
Sem dúvidas, um dos principais erros do controle de gastos é, simplesmente, desconsiderar alguns custos, por acreditar que eles não terão nenhum impacto considerável no final das contas, o que não é verdade.
Os exemplos citados acima são muito comuns, e se colocados na balança podem te surpreender. Café todo dia, TV a cabo e churrasco no fim do mês podem, facilmente, custar R$ 500 por mês. Por ano, já são R$ 6.000.
Pode ser que um buraco de R$ 500 não pareça tão grande no controle de despesas, mas R$ 6.000 já faz mais diferença, embora seja o impacto de uma falta de organização que existe em muitas empresas.
Isso não quer dizer que esses gastos precisam ser cortados, mas sim controlados, da mesma forma que todos os outros. Afinal, não importa se a despesa for de 10 centavos ou de dez reais, ela precisa entrar na conta.
2. Tentar controlar tudo sozinho
Você pode ser o gestor da empresa, ter um cargo bastante importante ou até mesmo ser o dono. Isso significa que você tem ótimas capacidades gerenciais, mas controlar as despesas pode não ser o seu forte.
Muitos gestores tentam fazer tudo sozinhos, sem o auxílio de uma pessoa especializada, e o resultado nem sempre atinge suas próprias expectativas. Esse não deve ser motivo de descontentamento, mas sim um sinal de alerta.
Se esse for o seu caso, mantenha a calma, já que você não é obrigado a ter as qualidades necessárias para controlar as despesas de uma empresa. Porém, saiba que você precisará da ajuda de pessoas especializadas.
O setor financeiro da empresa pode ser responsável por esse controle, já que eles trabalham diretamente com as despesas e saberão melhor como agir. Abrir mão dessa atribuição não será uma desistência, mas sim uma decisão sábia.
3. Negar a ajuda da tecnologia
Já se foi o tempo em que papel, caneta e calculadora eram as únicas possibilidades para controlar os gastos de uma empresa. Cada uma dessas ferramentas ainda tem utilidade, é claro, mas é preciso usá-las nas ocasiões certas.
81% das empresas já implementaram ou estão no processo de implementação de softwares de gestão.
De acordo com uma pesquisa de 2017 da Technousa, 81% das empresas já implementaram ou estão no processo de implementação de softwares de gestão, o que é um dado bastante curioso.
Se tantas empresas assim recorrem à tecnologia para que consigam gerenciar todos os seus processos, inclusive o controle de gastos, é claro que isso não é feito em vão. Afinal de contas, a inovação vem para ajudar, e não para atrapalhar.
Ao contar com softwares específicos para a gestão da sua empresa, será muito mais fácil ter todos os dados à disposição, além de ter a certeza de que nenhum deles foi esquecido. Além do mais, é muito mais fácil ter tudo pronto do que ter que resolver na calculadora.
4. Não dar a devida atenção às despesas fixas
Como o próprio nome indica, as despesas variáveis mudam de mês a mês. Pode ser que elas apareçam apenas de vez em quando ou que seu valor mude drasticamente de um período ao outro.
Muitas vezes, as despesas fixas são deixadas em segundo plano, justamente porque são fixas e sempre estarão no seu orçamento. Esse é mais um dos grandes erros que podem ser cometidos em sua empresa.
Não é porque são custos fixos que eles não precisem ser analisados. A fatura telefônica, por exemplo, virá todos os meses para a sua empresa, mas isso não quer dizer que seu valor não deva ser analisado e até mesmo contestado, se necessário for.
Com uma análise mais minuciosa dessas despesas, é possível descobrir lacunas que estejam abertas e você nem sabia. Assim como contas de água muito altas podem indicar um vazamento na tubulação, a analogia também se aplica a outras áreas.
Reúna todos os gestores e colaboradores que possam ajudar a identificar problemas nas despesas e façam um brainstorming, com ideias de tudo o que pode ser feito para reduzi-las. Qualquer economia, mesmo que pequena, é muito bem-vinda.
Otimize o controle de gastos e economize muito em sua empresa
Se você já empregou algum esforço para poder controlar as despesas da sua empresa, parabéns. Mesmo que não tenha sido completamente bem sucedido na primeira tentativa, o primeiro passo já foi dado.
Depois de aprender boas dicas, será bem mais fácil manter um controle minucioso de cada gasto da sua empresa. É claro que dará trabalho e pode demorar um tempo até que tudo esteja ajustado, mas o esforço valerá muito a pena.
Por isso, seja através da consideração de todos os gastos, ainda que mínimos, do auxílio de softwares específicos ou da auditoria de contas, supere os erros um a um e veja como isso será fundamental para uma gestão impecável da sua empresa!
