Participação e Voto À Distância Em Assembléia e Reunião Societária em Meio à Pandemia

O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia (“DREI”) divulgou a Instrução Normativa DREI nº 79/2020 (“IN 79/2020”), que dispõe e regulamenta a participação e votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas.

A norma autoriza reuniões semipresenciais e digitais

A norma, oriunda de uma consulta pública, prevê a possibilidade de que, exclusivamente para a participação e a votação a distância, as reuniões e assembleias possam ser: (i) semipresenciais, quando os acionistas, sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização do conclave, mas também a distância, ou (ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados só puderem participar e votar a distância, caso em que o conclave não será realizado em nenhum local físico. (art. 1º, § 1º, IN 79/2020). Foi facultada a participação e a votação a distância mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

Importante registrar que para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais serão consideradas como realizadas na sede da sociedade – requisito essencial até então de validade dos conclaves.

A seguir, destacamos as seguintes novidades legislativas e instruções para a realização de reuniões e assembleias com participação e a votação a distância, a saber:

A quem se destina

Reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. (art. 1º, IN 79/2020)

Finalidade

Permitir participação e votação a distância em reuniões e assembleias.

Regramento Geral

Respeitar a legislação vigente aplicável ao respectivo tipo societário e os termos do contrato ou estatuto social da sociedade.

Convocação

O instrumento de convocação deve:

1. informar, em destaque, a forma de realização do evento (semipresencial ou digital), detalhando como os acionistas, sócios ou associados podem participar e votar a distância;
2. faculta-se divulgação do anúncio de convocação de forma resumida, com indicação de endereço eletrônico na internet onde as informações completas devem estar disponíveis de forma segura;
3. listar os documentos exigidos para que os acionistas, sócios ou associados, bem como seus eventuais representantes legais, sejam admitidos à reunião ou assembleia semipresencial ou digital, podendo solicitar o envio prévio dos documentos, admitido o protocolo por meio eletrônico, desde que apresente os documentos até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos.

Presença

Considera-se presente na reunião ou assembleia semipresencial ou digital, conforme o caso, o acionista, sócio ou associado:

1. que a ela compareça ou que nela se faça representar fisicamente;
2. cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade; ou
3. que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação e voto a distância disponibilizado pela sociedade. (art. 5º, IN 79/2020)

Ata de Assembléia ou Reunião

A ata da reunião ou assembleia deve constar a informação de que ela foi semipresencial ou digital, informando-se a forma pela qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso, devendo também ser passível de impressão em papel.

Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia semipresencial ou digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes dos Manuais de Registro aprovados pela Instrução Normativa DREI nº 38, de 2017, naquilo que não conflitarem com a IN 79/2020.

Assinaturas

A Ata deve ser assinada pelos membros da mesa da reunião ou assembleia semipresencial ou digital, e consolidar, em documento único, a lista de presença.

Caso a Ata não seja elaborada em documento físico:

1. As assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica;
2. Devem ser assegurados meios para que possa ser impressa em papel, de forma legível e a qualquer momento;
3. E o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para a sua realização, especialmente os previstos na Instrução Normativa. (art. 10º, §§ 2º e 3º, IN 79/2020)

Boletim de Voto à Distância

O boletim de voto a distância deve conter:

1. Todas as matérias constantes da ordem do dia da reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere;
2. Orientações sobre o seu envio à sociedade;
3. Indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante;
4. Orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido; e
5. Indicação de possibilidade do boletim de voto a distância ser passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico disponível na internet. (art. 7º, IN 79/2020)

O boletim de voto à distância deve ser enviado ao acionista, sócio ou associado na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital a que se refere, e deve ser devolvido à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização do conclave. (art. 9º, IN 79/2020)

O boletim de voto à distância deve ter descrição de matérias:

1. Feita em linguagem clara, objetiva e que não induza o acionista, sócio ou associado a erro;
2. Ser formulada como uma proposta e indicar o seu autor, de modo que o acionista, sócio ou associado precise somente aprová-la, rejeitá-la ou abster-se; e
3. Pode conter indicações de páginas na internet nas quais as propostas estejam descritas de maneira mais detalhada ou que contenham os documentos exigidos por lei ou pela Instrução Normativa. (art. 8º, IN 79/2020)

Sistema

A sociedade deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas, sócios ou associados participem e votem a distância na assembleia ou reunião semipresencial ou digital. (art. 2º, § 4º, IN 79/2020)

O sistema eletrônico deve garantir:

1. Segurança, confiabilidade e transparência do conclave;
2. Registro de presença dos sócios, acionistas ou associados;
3. Preservação do direito de participação a distância do acionista, sócio ou associado durante todo o conclave;
4. Exercício do direito de voto a distância por parte do acionista, sócio associado, bem como o seu respectivo registro;
5. Possibilidade de visualização de documentos apresentados durante o conclave;
6. Possibilidade de a mesa receber manifestações escritas dos acionistas, sócios ou associados;
7. Gravação integral do conclave, que ficará arquivada na sede da sociedade; e
8. Participação de administradores, pessoas autorizadas a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

*Para o caso de cooperativas, o sistema deve garantir também anonimização dos votantes nas matérias em que o estatuto social previr o voto secreto.

Operação por Terceiros

A sociedade pode contratar terceiros para administrar o processamento das informações nas reuniões ou assembleias semipresenciais e digitais, mas sempre permanece responsável pelo cumprimento da norma. (art. 4º, IN 79/2020)

Confidencialidade

Os documentos e informações a serem disponibilizados previamente à realização da reunião ou assembleia semipresencial ou digital devem não apenas observar os mecanismos de divulgação já previstos em lei para cada tipo societário, como também ser disponibilizados por meio digital seguro. (art. 2º, § 5º, IN 79/2020)

Recebimento de Boletim de Voto ou documentação de acionistas ou sócios

A sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar:

1. O recebimento do boletim de voto a distância, bem como que o boletim e eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto do acionista, sócio ou associado seja considerado válido; ou
2. A necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização. Neste caso, o acionista, sócio ou associado pode retificar ou reenviar o boletim de voto à distância ou os documentos que o acompanham. (art. 9º, IN 79/2020)

Problemas Técnicos

A sociedade não poderá ser responsabilizada por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão à internet dos acionistas, sócios ou associados, assim como por quaisquer outras situações que não estejam sob o seu controle. (art. 2º, § 5º, IN 79/2020)

As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas, em virtude das restrições decorrentes da pandemia do Coronavírus (Covid-19), poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, desde que todos os acionistas, sócios ou associados se façam presentes, nos termos da Instrução Normativa, ou declarem expressa concordância.

Por fim, vale registrar que a norma não se aplica às reuniões e assembleias em que a participação e a votação de acionistas, sócios ou associados sejam exclusivamente presenciais. (art. 1º, § 4º, IN 79/2020)

Recomendamos, sempre, buscar orientação legal quando diante de um caso concreto. Permaneceremos atentos ao desenrolar dos fatos e ficamos a postos para qualquer ajuda ou orientação.